سرویس ابری مدیریت عملیات استخدام در ایران ساخته شد! - همه ایده های جدید

به گزارش همه ایده های جدید ، کمپ استخدام یک ابزار مکانیزه برای مدیریت عملیات استخدام شرکت ها ست. این استارتاپ هماوردی در برابر اتوماسیون های معروف استخدام جهان مانند Recruitee، Workable و Breezy به شمار می رود. در این یادداشت به گفت وگو با آقای میلاد صابری، موسس این سیستم نرم افزاری و معرفی سیستم نرم افزاری مدیریت فرایند استخدام و دلیل کاربرد آن در شرکت های معتبر می پردازیم.

پر اهمیت بودن استخدام صحیح، سازمان ها را به این نتیجه رسانده که تمرکز ویژه تری نسبت به قبل روی فعالیت های منابع انسانی از جمله جذب و آموزش داشته باشند. در سال های اخیر شرکت های ایرانی زیادی را می بینیم که تیم هایی مختص این امور مشخص می نمایند تا راندمان را در بخش های جذب و آموش بالاببرند. این موضوع بی شک از دلایل ظهور جاب بورد ها، سیستم های ارزیابی پرسنل و آزمون های آنلاین منابع انسانی بوده است. یکی از نرم افزار هایی که استفاده از آن در سال های اخیر توسط شرکت های خارجی باب شده، نرم افزار اتوماسیون استخدام یا ATS (Applicant Tracking system) است. این نرم افزارها به عنوان ابزاری لازم و یاریی برای استخدام نمایندگان محسوب می شود. در این مقاله به گفت وگو با آقای میلاد صابری، بنیانگذار کمپ استخدام در خصوص ویژگی های نرم افزار های ATS و تاثیر آن در بالا بردن راندمان استخدام در شرکت ها پرداخته ایم.

• در ابتدا خودتان را معرفی کنید و برای ما بگویید ایده کمپ استخدام از کجا به ذهن شما رسید؟

من میلاد صابری هستم متولد 1357. پدرم یک کارآفرین پیروز در حوزه صنعت نفت و گاز بودند و مادرم معلم. تحصیلات خودم را در حوزه نرم افزار در کشور انگستان ادامه دادم. با توجه به اینکه توانسته بودم به وسیله یکی از جاب بوردهای موجود در انگلستان در آن کشور کار پیدا کنم، تلفیق تکنولوژی و منابع انسانی همواره ایده جذابی برایم به شمار می آمد و زمانی که به ایران برگشتم، جاب بورد کاربانک را پیاده سازی کردم و به این ترتیب اولین پروژه منابع انسانی ام کلید خورد.

اما اینکه ایده کمپ استخدام از کجا آمد، به تجربه یک استخدام ما برمی شود. در سال 95 به همراه 2نفر از همکارانم در یک جلسه ارزیابی کاندیدای شغل کارشناس فروش بودیم که متوجه شدم من و همکارم هر دو با یک نفر مصاحبه تلفنی داشتیم. فکر می کردم این خوب نیست که یک سازمان اطلاعات کافی راجع به تماس ها و ردیابی شرایط مصاحبه شوندگان ندارد. در واقع ما احتیاج به استفاده از یک سیستم اطلاعاتی را به عنوان ابزاری برای مدیریت فرایند استخدام شرکت مان حس می کردیم. این صحبت مقدمه بررسی و تحقیقی شد که با بیش از 100کارشناس و مدیر منابع انسانی در خصوص خلق این نرم افزار انجام دادم و از آمار به دست آمده مطمئن شدم که وجود چنین محصولی در بازار منابع انسانی ایران لازم هست. با صرف وقت و سرمایه گذاری من و شریکم، فراوری این محصول در انتهای سال 96 کلید خورد و منجر به این شد که اولین نسخه از نرم افزار ATS در انتهای پاییز 97 به بازار ارائه شود. طبعا آن زمان محصول امکانات الان را نداشت و صرفا به ارائه یک نسخه اولیه و دریافت فیدبک از چند مشتری و شرکت همکار بسنده کردیم.

• کمپ استخدام دقیقا چه احتیاجی در بازار را رفع می نماید؟

کمپ استخدام یک محصول نرم افزاری تحت وب است که به عنوان یک ابزار اتوماسیون استخدامی عمل می نماید و به شرکت ها یاری می نماید که عملیات جذب و استخدام را نظارت و مدیریت نمایند. این محصول از سال 97 و در ابتدا با نامی دیگر به بازار ارائه شد و از ابتدای سال 99 با نام کمپ استخدام (Hire.Camp) به فعالیت خود ادامه داد.

ویژگی های کلیدی این سیستم نرم افزاری عبارتند از:

1. پورتال شغلی اختصاصی
2. مدیریت اطلاعات متقاضیان
3. پایش و مدیریت فرایند استخدام
4. ارزیابی راحت و سریع تر متقاضیان
5. مدیریت تیم جذب و استخدام
6. انتشار فرصت شغلی
7. گزارش گیری از مراحل و شرایط متقاضیان
8. مدیریت سطوح دسترسی برای هر نقش
9. امکان استفاده چند شرکتی
10. واسط کاربری چند زبانه

در حقیقت کمپ استخدام یک اتوماسیون استخدام است که نسل جدیدی از ابزار مورد استفاده شرکت ها برای بالا بردن کیفیت جذب و استخدام محسوب می شود. ATS ها که غالبا به صورت تحت وب ارائه می شوند، امکان استفاده همزمان چندین کاربر را که اساسا افراد فعال در تیم استخدام هستند، فراهم می سازد. استخدام نمایندگان با مرور پروفایل یا اپلیکیشن متقاضیان شغلی به بررسی رزومه این افراد پرداخته و با ارزیابی پروفایل ها نظرات خود را در سیستم ثبت کرده، به متقاضیان بر اساس شایستگی های ارزیابی شده امتیاز می دهند و متقاضی در صورت قبول شدن در هر کدام به مرحله بعد ارجاع داده شده و سایر همکاران مشخص شده در تیم استخدام وظیفه پیشبرد اپلیکیشن مربوطه را بر عهده دارند.

موارد ذیل ویژگی های کلی یک اتوماسیون استخدام یا همان ATS محسوب می شوند:

• کاهش هزینه پنهان و آشکار استخدام
• تسهیل و تسریع فرآیند استخدام
• افزایش دقت در استخدام
• فرآیند محور شدن استخدام
• حذف کاغذ و استفاده از اتوماسیون
• ارتقای برند کارفرمایی
• یاری به تصمیم گیری راحت تر
• گزارش گیری از تمامی مراحل در فرآیند استخدام

• چطور امکانات فوق به فرایند استخدام شرکت ها یاری می نماید؟

نرم افزار استخدام مثل یک سیستم گردش کار عمل می نماید. ATS ضمن بایگانی اسناد و تشکیل پرونده استخدامی، مراحل مختلف استخدام را به صورت آنلاین در فرم های مختلف نگهداری و خلاصه می نماید. همچنین سرعت دسترسی به اطلاعات، گزارش گیری و فرایندهای دیگر استخدامی را بهبود می بخشد .نرم افزار اتوماسیون استخدام به مدیران منابع انسانی یاری می نماید که از انجام امور دستی مثل پر کردن فرم های کاغذی یا مرتب سازی رزومه ها بی احتیاج شوند.

همچنین هزینه های استخدام نیز با استفاده از ATS کاهش می یابد. در نرم افزار کمپ استخدام این امکان دیده شده که شما بتوانید شرایط استخدام در هر فرصت شغلی و میزان دریافت رزومه از هر سایت کاریابی را رصد کرده و با استفاده از امکانات بررسی، شما می توانید گزارش هایی از معیارهای استخدام تهیه کنید و بینش بهتری نسبت به نحوه انجام فرآیند استخدام در سازمان تان داشته باشید. استفاده از گزارش ها برای ارزیابی عملکرد استخدام به شما اجازه می دهد بدانید در کدام یک از مراحل استخدام هزینه بیشتری انجام داده اید. شما می توانید بر اساس این گزارش ها شرایط هزینه و میزان دریافت رزومه از سایت های استخدامی را بررسی کنید و در خصوص هر استخدام بهینه تر هزینه کنید. ATSها به دلیل افزایش کیفیت عملیات زمان استخدام را در سازمان ها کاهش می دهند. زمان استخدام، شاخصی است که به فاصله زمانی بین استخدام فرد از لحظه ورود به فرآیند استخدام تا جذب در سازمان ها مشخص می شود. این شاخص به اثر بخشی فرآیندهای منابع انسانی توجه می نماید. با یاری نرم افزارهای مدیریت جذب، رفت و برگشت اطلاعات مکانیزه شده و بنابراین زمان زیادی را در این بین برای شما ذخیره می نماید.

هدف کمپ استخدام کاهش خطای انسانی در فرایند استخدام است، چون یکی از مشکلاتی که همواره در فرایند جذب با آن روبه رو هستیم، مبحث اجتناب ناپذیر خطای انسانی است. تصور کنید در فرایند استخدام رزومه کارجو یا فرم استخدامی شما لابه لای دیگر فرم ها قرار بگیرد و به دست فراموشی سپرده شود یا پرونده استخدامی تان گم شود. کمپ استخدام به شما این امکان را می دهد که به سادگی رزومه های وارد شده به سیستم را مدیریت و پیگیری کرده و اطلاعات وارد شده را دسته بندی کرده و البته به تمامی تیم استخدام بر اساس نقش تعریف شده در سیستم امکان دسترسی به اطلاعات را بدهید. با نرم افزار ATS، جستجوی رزومه ها بر اساس دسته بندی های مختلف مثل مکان، مهارت، تحصیلات، آسان تر و سریع تر خواهد بود. همچنین ATS امکان استاندارد سازی نه تنها برای کاندیداها بلکه برای فرآیند استخدام را دارد که به استخدام گر اجازه بهینه سازی فرایند استخدام و پیدا کردن بهترین کاندیدا و نهایتا بهترین تصمیم برای جذب و استخدام را می دهد.

ATS دارای امکانات بسیار است که باعث افزایش بهره وری تیم استخدام می شود. در کمپ استخدام با ایجاد امکان ثبت نظر اجازه می دهید استخدام گر برداشت خود را در خصوص هر رزومه به تیم استخدام ارائه داده و به متقاضیان امتیاز دهد که البته این موضوع در یک کار تیمی باعث بالا رفتن بهره وری و تصمیم گیری درست می شود. افراد تیم استخدام این امکان را دارند که برای یکدیگر کار تعریف نمایند و پیگیر اجرای کارها با توجه به مهلت زمان انجام آن باشند.

امروز بازار کار و استخدام متقاضی محور شده، به این معنی که تجربه کاندیداها نیز بخشی از فرایند استخدام است. بنابراین هر چقدر مدرن تر و منظم تر بوده و کاندیدا را در جریان فرآیند استخدام بگذاریم، تعداد رزومه های دریافتی با فیدبک خوب کارجویان افزایش می یابد. استفاده از کمپ استخدام در فرآیند استخدام باعث ارتقای برند کارفرمایی شرکت ها خواهد شد. استفاده از یک پورتال استخدامی حرفه ای که منعکس نماینده شرایط شرکت است، ارسال ایمیل جهت دعوت به جلسه استخدام و یا فیدبک به وسیله ایمیل به کارجو، ارسال فرم های ارزیابی آنلاین و غیره که همگی نشان دهنده نظم رویه های یک شرکت است، باعث ارتقای برند کارفرما شده و اینها همگی امکاناتی است که در کمپ استخدام دیده شده است.

• هر شرکت، بسته به محصول یا خدماتی که ارائه می دهد، فرایندهای استخدامی متفاوتی را دنبال می نماید، آیا این نکته بر نحوه ارائه خدمات کمپ استخدام تاثیری دارد؟

فرایند استخدام نه تنها از یک شرکت به شرکت دیگر فرق می نماید، بلکه می تواند استخدام دو صندلی شغلی در یک شرکت دارای رویه ها و جهت متفاوتی باشد. بر همین اساس نرم افزار کمپ استخدام طوری طراحی شده که هر شرکت به راحتی می تواند فرایند استخدام شرکت خودش را در نرم افزار طراحی کند. به طور مثال، شاید برای استخدام یک نیروی برنامه نویس فرایند استخدام با فرایند استخدام نیروی فروش متفاوت باشد، پس نرم افزار باید قابلیت این تغییرات را داشته باشد و این چیزی است که در کمپ استخدام به راحتی قابل انجام است.

• کمپ استخدام نسبت به شرکت ها و استارتاپ های مشابه آن، چه ویژگی های متفاوتی دارد؟

طبق تحقیقی که کردیم، می توانم بگویم بیشتر قریب به اتفاق شرکت های ایرانی این احتیاج را حس کرده بودند، ولی چون ابزار مناسب داخلی در اختیار نداشتند سعی کرده بودند به وسیله امکانات ساده مثل به اشتراک گذاری فایل ها و درج مشخصات متقاضی در جداول اکسل، ابزار مورد احتیاج را به وجود بیاورند. در بین این شرکت ها مواردی هم دیده می شد که سعی کرده بودند تا یک ابزار نرم افزاری برای خودشان بنویسند. به چند مورد هم برخوردیم که از محصولات نمونه خارجی استفاده می کردند. برای من همه اینها نشانه ای بود از اینکه مطمئن بشوم کشف احتیاج را درست انجام داده ایم و این محصول باید ساخته شود.

همانطور که گفتم، جرقه ایده اش برای من از یک احتیاج در شرکت خودم ایجاد شد و بعدها وقتی بیشتر در خصوص این موضوع فکر و تحقیق کردیم، با نمونه های خارجی محصولات ATS آشنا شدیم و دیدیم که این احتیاج قبلا توسط شرکت های خارجی هم احساس شده بود و پیش تر دست به فراوری و ارائه چنین محصولی زده بودند. این شد که تعدادی از محصولات مانند Recruitee، Workable و Breezy را موشکافانه بررسی کردیم و از هر مورد نکات و مواردی را برداشت کردیم تا به ایده خود اضافه کنیم و البته در خصوص فراوری محصول که طراحی و تحلیل و پیاده سازی آن کاملا در تیم خودمان صورت گرفته است.

• با توجه به خدماتی که ارائه می دهید، شناخت خوبی از بازار استخدام و فرایندهای مختلف آن دارید. مشتریان شما چگونه از این شناخت و تجربه شما بهره می برند؟

اجازه بدهید این مقوله را از دو بعد بررسی کنیم؛

بعد اول مبحث منابع انسانی: استخدام یک فرایند است و احتیاج به مدیریت دارد. مدیریت عملیات استخدام در شرکت ها بدون بهره مندی از ابزار یا سیستم نرم افزاری چالش هایی به همراه دارد. بر همین اساس ما سعی کردیم بر اساس تجربه خودمان و همچنین تحقیق در خصوص نرم افزارهای مشابه خارجی، نرم افزار کمپ استخدام را به گونه ای طراحی کنیم که احتیاج مدیران منابع انسانی را در خصوص اتوماسیون استخدام رفع کند. در جلسات فروشی هم که با مدیران منابع سازمانی داریم، گاهی ایده هایی مطرح می شود که اضافه کردن این فیچرها به نرم افزار می تواند کارایی نرم افزار را به مراتب بالاتر ببرد.

منظر دوم راحتی کار و User experience نرم افزار است که با توجه به تحصیلات من در حوزه نرم افزار و البته یاری دریافت از نیروهایی که در این زمینه خبره بوده اند، توانستیم طراحی نرم افزار را به گونه ای انجام بدهیم که ضمن ایجاد امکانات متعدد، مشتری دچار سردرگمی نباشد.

• مانند خیلی از استارتاپ ها، شما هم به روش کلاود ارائه سرویس می کنید. دلیل این کار چیست و به نظر شما این نوع ارائه خدمات دارای چه مزایایی است؟

روش ارائه نرم افزار ابری و SaaS است که این روش امکاناتی را برای هر دو طرف ارائه نماینده و مصرف نماینده به وجود می آورد. اولین امکان مهمی که مصرف نماینده از آنها بهره می جوید، این است که مسئولیت نگهداری با ارائه دهنده خدمات است و این یعنی عدم نگرانی در خصوص مهیا کردن سرور و زیر ساخت و هزینه های نگهداری آن. دومین نکته امکان به روز رسانی سریع است. از آنجایی که نگهداری و توسعه نرم افزار توسط ارائه دهنده خدمات انجام می شود، لذا مصرف نماینده به محض تغییر و به روزرسانی از آخرین امکانات نرم افزار بهره مند می شود. سومین نکته راه اندازی سریع سرویس است در کمپ استخدام، کلیه امکانات مورد احتیاج مشتری بلافاصله پس از تایید سفارش آماده است. چهارمین امکان ارائه ابری مسئله مقیاس پذیر بودن است. در این روش مشتری می تواند در هر زمان نسبت به افزایش امکانات درخواستی سفارش داده و بالافاصله پس از پرداخت هزینه، از امکانات استفاده کند و این موضوع احتیاج به ارتقای زیر ساخت و سرور نخواهد داشت. همانطور که گفتم، این روش ارائه سرویس امکاناتی را برای ارائه دهنده سرویس نیز به وجود می آورد که مهم ترین آن مقیاس پذیر کردن توسعه است. این روش با حذف نیرو برای استقرار و نگهداری از مشتریان، امکان تمرکز روی توسعه بازار و فراوری محصول را بیشتر می نماید و به همین دلیل خیلی از استارتاپ های مطرح جهان خدمات خود را روی این مدل ارائه داده و سبب شده تا کسب و کارشان نسبت به سایر کسب و کارهایی که با روش های پیشین ارائه خدمات می کردند با سرعت بیشتری رشد کند.

• درباره برنامه هایتان برای بهبود خدماتی که ارائه می دهید، کمی شرح بدهید.

در خصوص طراحی فیچرهای جدید نرم افزار ما در حال حاضر یک Road map محصول داریم که بر اساس درخواست مشتریان و ایده پردازی تیم فروش و محصول شرکت به وجود آمده تا احتیاجهای مشتریان خود و البته مشتریان آینده مان را جوابگو باشیم.

همچنین ما همواره نرم افزارهای مطرح بازار را رصد می کنیم تا بتوانیم مشابه خدماتی که توسط نرم افزارهای خارجی ارائه می شود، توسط کمپ استخدام به مشتریان مان ارائه کنیم. همچنین از زمان آغاز طراحی نرم افزار تنها به بازار ایران فکر نکردیم و به همین دلیل قابلیت چند زبانه بودن نرم افزار در آن دیده شده است. با توجه به سرمایه گذاری که روی کمپ استخدام انجام شد و البته تجربه و امکاناتی که سرمایه گذار ما در حوزه منابع انسانی در خارج از ایران داشته، برنامه ریزی برای توسعه بازار در کشورهای همسایه داریم.

• پیش از این شرکت ها از چه محصول مشابه خارجی و داخلی استفاده می کردند و محصول شما چه ارزش اضافه ای برای آنها ایجاد می نماید؟

همانطور که قبلا شرح دادم، برخی از شرکت ها سعی کرده اند بر اساس احتیاج خود نرم افزار ATS را طراحی نمایند. این مورد معایبی دارد. به طورمثال، بدیهی است که چون تمرکز تیم شرکت های مذکور برای طراحی نرم افزار اتوماسیون استخدام نیست، قطعا همواره تیم برنامه نویسی برای اضافه کردن امکانات نداشته و یا اینکه چون این طراحی داخلی صرفا برای رفع احتیاج صورت گرفته، امکانات و فیچر ها نیز بر اساس احتیاج همان مقطع است. در بیزینس هایی مشابه کمپ استخدام ما با توجه به درخواست مشتری، ترند بازار و نرم افزارهای مشابه خارجی، همواره در حال به روزکردن امکانات و توانایی های نرم افزارمان هستیم .

نرم افزارهای خارجی مثل Recruitee، Workable، Breezyنرم افزارهای جامع و کاملی هستند اما خرید آنها با شرایط ارز فعلی چندان مقرون به صرفه نیست. ضمن اینکه خیلی از امکانات نرم افزارهای خارجی در ایران به علت شرایط تحریم قابل استفاده نیست.

در خصوص رقبای داخلی، طبق نظرسنجی که از مشتریان داشتیم، امکانات کمپ استخدام به مراتب بیشتر از بقیه نرم افزارهای موجود در بازار است و به نظر می رسد نرم افزار کمپ استخدام کاربر پسندتر از بقیه نرم افزارهای مشابه بازار است. اضافه بر این در حال حاضر در حال اتصال و یکپارچگی با جاب بوردهای معتبر مانند ایران تلنت هستیم.

• به نظر شما شرکت ها برای خرید نرم افزار مدیریت فرایند استخدام به چه نکاتی باید توجه نمایند؟

انتخاب یک نرم افزار ATS (Applicant Tracking System) صحیح، تصمیم مهم و کلیدی برای مدیران منابع انسانی است؛ خصوصا زمانی که نرم افزارهای متفاوتی در بازار موجود باشد. در زمان خرید نرم افزار موضوعاتی مانند فراوری نماینده و امکانات نرم افزار می تواند باعث سردرگمی خریداران شود. برای اتخاذ تصمیم در خصوص خرید خیلی مهم است که شما لیستی از امکاناتی که برای فعالیت تیم استخدام ضرورت دارد را تهیه کنید. باید بدانیم که:

• فرایند استخدام شما در حال حاضر به چه صورت است؟
• مایلید چه بخشی از فرآیند تغییر کند؟
• چه قسمت هایی از فرایند دچار چالش است؟
• استراتژی برند کارفرمایی و فرایند استخدامی شما چیست؟

اما در حوزه نرم افزار سوال های بیشتری مطرح می شود:

• به طور مثال، نرم افزار چه امکاناتی برای دریافت و یا تجمیع رزومه دارد؟
• ایا این امکان وجود دارد که برای فرصت های شغلی متفاوت، فرایند متفاوت طراحی کنید؟
• آیا نرم افزار می تواند تصمیم گیری در خصوص متقاضیان را برای شما راحت تر کند؟ (مثل شرایط کاندیدا، امتیازهای داده شده برای هر متقاضی، ثبت یادداشت در خصوص متقاضیان و …)
• آیا با این نرم افزار شما از یک پورتال شغلی استخدامی ویژه برای سازمان تان برخوردار خواهید بود؟ و ….
• آیا در تیم موسسان افرادی که در حوزه منابع انسانی فعالیت می نمایند، حضور دارند؟

• آیا در حال حاضر کمپ استخدام جذب سرمایه انجام داده است؟

برای توسعه و ادامه کسب و کار با چند شخص علاقه مند به سرمایه گذاری مذاکره داشتم و در نهایت وارد شراکت با یکی از عظیم ترین کسب و کارهای حوزه مجموعه ایران تلنت شده و در خصوص سرمایه گذاری روی این کسب و کار به نتیجه نهایی رسیدیم چون این موضوع هم از لحاظ اعتبار و هم از لحاظ منابع لازم برای توسعه بازار، شراکت استراتژیکی برایمان محسوب می شود.